A Directiva 2014/55/EU impõem a obrigatoriedade de facturação electrónica decorrente de processos de contratação pública em toda a União Europeia. A 31 de Dezembro de 2018, termina o período de transição previsto na recente actualização do Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017) que antecipa a transposição da Directiva. A partir de 1 de Janeiro de 2019, aplica-se a obrigatoriedade total, isto é, todos os contratos com a Administração Pública devem ser faturados em formato electrónico.
A factura electrónica é “uma factura que foi emitida, transmitida e recebida num formato electrónico estruturado que permite o processamento automático e eletrónico”. Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma factura em PDF para que esta seja considerada uma factura electrónica. A factura electrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correcta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada directamente do sistema do vendedor para o comprador. Desta forma, a factura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade da inserção manual.
Sempre que aplicável, a factura electrónica deve contemplar os seguintes dados, conforme preconizado pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de facturação;
- Informações sobre o cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
- Informações sobre o representante fiscal do cocontratrante;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rubricas da factura;
- Totais da factura (aspectos legais que reflectem as exigências específicas, como por exemplo a taxa do iva).
A obrigação da factura electrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou recetoras da facturação, dado que os sistemas electrónicos respectivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).